De belangrijkste dingen staan nooit op je to-do lijst
Volgens mij is dit een uitspraak van Stephen Covey, een management goeroe, die volgens sommigen misschien wat achterhaald is, maar ik denk dat er best universele waarheden in zijn verhaal zitten. Zo ook bovenstaande uitspraak. Ik werk zelf best wel veel met to-do lijstjes. Waarom? Het helpt mij vooral mijn hoofd lichter te maken. Alles wat ik opschrijf hoef ik niet meer te onthouden. Daarnaast ben ik iemand die voortdurend (of in ieder geval heel vaak) nieuwe dingen bedenkt als ik dingen hoor, zie, lees of proef. Mijn brein gaat aan en ik bedenk wat ik daarmee zou kunnen doen, wat anderen eraan zouden kunnen hebben, en hoe ik dat dan bijvoorbeeld in mijn praktijk kan integreren. Constant nieuwe ideeën, die maar door mijn hoofd ratelen. Als ik dat laat gaan, doe ik er uiteindelijk niks mee. Als ik het op papier zet, soms met planning en urgentie erbij, dan is het in mijn hoofd rustiger. En ontstaat er weer ruimte voor nieuwe ideeën 😊.
Waarom?
Maar hoe zit het dan met to-do lijstjes? En waarom staan de urgentste dingen er vaak niet op? Omdat we ons veelal laten leiden door ad-hoc zaken, dingen die op dat moment de aandacht vragen, of dingen die we ‘denken te moeten doen voor anderen’. Daarbij vergeten we vaak tijd in te plannen om even te lummelen, achterover te leunen, dingen te overzien en te overdenken, terwijl dat zo belangrijk is. Tijd inplannen voor rust en pauzes, ook zoiets, staan die op jouw to-do lijst? Bovendien lossen veel dingen die op to-do lijstjes staan zichzelf op als je er niks mee doet. Probeer het maar eens, je zult zien dat het in de praktijk echt zo werkt. En wordt het niet opgelost, dan word je er, als het echt urgent is, wel aan herinnerd.
Time management, grenzen stellen?
Time management is al best wel lang hot. Er werden veel boeken over geschreven, bijvoorbeeld het boek van Tony Crabbe ‘Nooit meer te druk’, en bij zowel ieder bedrijf bestaat volgens mij de mogelijkheid om een time management cursus te volgen. Maar ik moet eerlijk zeggen dat ik best vaak mensen tegen ben gekomen die zo’n cursus hadden gevolgd, en het ‘naar mijn mening’ niet helemaal hadden begrepen. Want wat gingen ze doen? Grenzen stellen! Vooral grenzen stellen! Ik heb zoveel uur, en zoveel taken, en die extra opdracht kan ik er niet bij hebben. Terwijl het m.i. veel meer gaat over hoe je op een ontspannen en plezierige manier je werk kunt doen. Als je het moeilijk vindt om grenzen te stellen, dan ligt daar wat mij betreft iets anders onder wat aandacht vraagt. Wat maakt dat je geen grenzen stelt. En wanneer en bij wie bijvoorbeeld wel en niet? Wat voor angst schuilt daaronder? Dat je anders wordt afgewezen? Dat je anders niet goed genoeg bent? Of dat je niet zo goed voelt waar je grenzen liggen? Graaf eens wat dieper in jezelf.
Focus op aandacht i.p.v. tijd
Het is nu herfstvakantie. Misschien een mooie tijd om eens naar je to-do lijstje te kijken. Wat is echt urgent? Wat moet nu gebeuren en wat kan ook op een later moment? En plan dan wat tijd in om achterover te leunen, of misschien op een afstand, vanuit rust, eens naar je lijstje te kijken. En plan wat tijd in om te lummelen, om niks te doen. Op de bank naar buiten staren, of misschien de natuur ingaan. En ik hoor je al denken: ja, maar mijn kinderen zijn thuis, dan lukt het juist niet om niks te doen. Probeer het toch maar eens, of ga lekker lummelen met de kinderen. Dan zien zij ook dat je mag lummelen, en niks mag doen, in een wereld waarin het zo druk is en er altijd zoveel van ons wordt gevraagd.
En als je dan weer begint met werken, neem eerst eens even de tijd voor je to-do lijst op je werk. Wie weet kun je veel zaken naar achteren schuiven, zijn er al zaken ‘zomaar’ van het lijstje gevallen, en kijk vooral of je wat meer tijd kunt inplannen voor rust en ruimte en aandacht. Van daaruit ontstaat creativiteit en de beste acties! Time management gaat veel meer over het beheersen van focus en aandacht dan van tijd. Waar richt jij je aandacht op? Wat is voor jou echt belangrijk?